Factura, pedido y albarán. Cuadrados solos.
Para industria y distribución con volumen: el sistema cruza cada factura con su pedido y su albarán, deja asentado lo que cuadra y retiene lo que no, con el motivo escrito en lenguaje humano.
Dos minutos: calcula las horas y el coste anual de tu proceso manual.
Los proveedores son de ejemplo. Tu bandeja mostraría los tuyos y tus tolerancias.
La lectura es la parte fácil. Lo difícil viene después.
Cualquier sistema moderno extrae los datos de un PDF. El atasco está en que el proveedor no existe en tu catálogo, el albarán no aparece y tu ERP rechaza el asiento por un campo que nadie documentó.
Se reúnen los tres documentos
Factura, pedido y albarán, vengan del correo, del portal o del almacén.
Se cruzan línea a línea
Cantidades, precios, descuentos y totales, con las tolerancias que tú fijes.
Lo que no cuadra se retiene
Con el motivo escrito y las opciones que el sistema ve, no con un código de error.
El resto entra en tu ERP
Asentado en borrador, listo para que tu equipo lo revise y lo apruebe.
De tres a cinco días por lote, a media hora.
Una industrial española con cruce completo
Sus facturas de proveedor recorren captura, lectura, validación y cruce sin intervención.
Una persona decide solo sobre las excepciones
Desde un panel donde cada retención explica su motivo y propone la acción.
Meses en producción, no una prueba
El sistema mejora con cada casuística nueva en lugar de degradarse con el uso.
Cada decisión, con su rastro
Qué se retuvo, por qué y quién lo resolvió. Es lo que hace auditable el cierre.
Dice «no sé» cuando no sabe.
Las excepciones van a una bandeja con su motivo, y cada decisión de tu equipo se convierte en regla para la siguiente vez. No inventa un dato para que cuadre el lote.
Quién está detrás del sistema.
Higini Moré, fundador de Genai Sapiens Consulting
Quince años de experiencia en consultoría y operaciones: Accenture, responsable de país de IdeaFoster en Perú y director de operaciones en Founderz, una escuela online de inteligencia artificial. Hoy dirijo Genai Sapiens Consulting y doy clase en el máster de IA de la Universitat de Barcelona. Los sistemas de automatización de facturas que construimos llevan meses en producción en industria española.
Esto es para operaciones con volumen y con cruce.
Encaja si
- Recibes cientos de facturas de proveedor al mes y muchas llevan varias líneas.
- Cada factura tiene que cuadrar con su pedido y su albarán antes de contabilizarse.
- El cierre se alarga porque falta documentación que hay que perseguir por teléfono.
- Tienes un ERP profesional y una persona de administración que conoce el proceso.
No encaja si
- Tu volumen es pequeño o no hay cruce documental: te sale mejor nuestra implantación cerrada, y te lo diremos.
- Buscas únicamente un lector de documentos; eso resuelve la parte fácil del problema.
Lo que nos preguntan antes de sentarse con nosotros.
Nuestros albaranes no siempre están en el sistema.
¿Cada cambio va a depender del proveedor de nuestro ERP?
¿Y si el sistema se equivoca al cuadrar?
¿Cómo sabremos si funciona?
¿Qué pasa si no encajamos?
¿Cuánta capacidad tienes atrapada en el cuadre manual?
Con tres datos te damos la cifra de tu operación: la que usarías delante de tu comité para decidir esto con números y no con sensaciones.
La cuenta de tu caso
- Cuántas horas al año se dedican a cuadrar y reclamar documentos
- Cuánto tiempo adicional generan las incidencias
- Qué capacidad de tu equipo recuperas
Dos minutos. Al terminar puedes elegir hora para una revisión de tu proceso de treinta minutos, y si no hay caso te lo decimos ahí mismo.
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