Cada factura, a su centro de coste. Aprobada según tus reglas.
Tus reglas —quién aprueba qué, qué gasto va a qué centro, qué necesita visto bueno— aplicadas solas en cada factura, con el rastro de quién decidió y cuándo.
Dos minutos: calcula las horas y el coste anual de tu proceso manual.
Los importes son de ejemplo. La estructura de centros y límites sería la tuya.
De la factura recibida al asiento aprobado, sin perseguir a nadie.
Entra la factura
Del correo, del portal del proveedor o del escáner, sin importar el canal de entrada.
Se imputa al centro correspondiente
Con tu estructura real de centros, proyectos y obras, no con una tabla genérica.
Va a quien debe autorizarla
Según tus límites por importe y responsable, con recordatorio si se demora.
Entra en tu ERP asentada
Con quién aprobó, cuándo y con qué criterio guardado junto al apunte.
El control deja de depender de que alguien se acuerde.
El reparto por centro se hace solo
Con tu estructura real, incluidas las obras y los proyectos que abrís cada mes.
Las aprobaciones dejan de encallarse
Llegan a quien corresponde y el sistema avisa de las que llevan días detenidas.
Cada decisión queda registrada
Quién aprobó, cuándo y con qué criterio. Auditoría sin reconstruir correos.
Lo que no cuadra no entra
Se retiene con el motivo escrito y la acción concreta que hay que tomar.
No somos una gestoría.
Construimos el sistema que aplica tus reglas. Tu contabilidad sigue a cargo de tu equipo o de tu gestoría habitual; lo que cambia es que las reglas se ejecutan solas y dejan rastro.
Quién está detrás del sistema.
Higini Moré, fundador de Genai Sapiens Consulting
Quince años de experiencia en consultoría y operaciones: Accenture, responsable de país de IdeaFoster en Perú y director de operaciones en Founderz, una escuela online de inteligencia artificial. Hoy dirijo Genai Sapiens Consulting y doy clase en el máster de IA de la Universitat de Barcelona. Los sistemas de automatización de facturas que construimos llevan meses en producción en industria española.
Esto encaja en unas operaciones y no en otras.
Encaja si
- Las facturas pasan por más de una persona antes de contabilizarse.
- Imputáis a centros de coste, obras o proyectos, y la imputación se equivoca o llega tarde.
- Tenéis un ERP profesional aunque su configuración esté a medio documentar.
- Alguien de administración dedica horas cada semana a perseguir autorizaciones.
No encaja si
- Lo único que necesitas es que las facturas dejen de teclearse: para eso está nuestra implantación cerrada, más rápida y más barata.
- Buscas una gestoría que lleve la contabilidad; nosotros construimos la automatización.
Lo que nos preguntan antes de sentarse con nosotros.
¿Hay que cambiar de ERP?
Nuestras reglas no están escritas en ningún sitio.
¿Y si alguien aprueba lo que no debe?
¿Cuánto se tarda?
¿Qué pasa si no encajamos?
¿Cuánto te cuesta hoy hacerlo a mano?
Con tres datos te damos la cifra de tu operación: la que usarías delante de tu comité para decidir esto con números y no con sensaciones.
La cuenta de tu caso
- Cuántas horas al año se van en el proceso manual
- Cuánto tiempo adicional generan las incidencias
- Qué capacidad de tu equipo recuperas
Dos minutos. Al terminar puedes elegir hora para una revisión de tu proceso de treinta minutos, y si no hay caso te lo decimos ahí mismo.
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